Publié le : 03 mars 20227 mins de lecture
À la recherche d’une solution innovante et pratique pour animer votre communauté et gérer les organisations internes de manière optimale ? Association, club ou collectivité, l’agenda collaboratif gratuit est fait pour vous. Mieux que les autres outils de la même catégorie, il permet de faire circuler l’information au sein du groupe de manière fluide et rapide. Toutefois, pour garantir sa performance, il vous est déconseillé de choisir n’importe quel agenda. Autrement dit, il faudrait encore choisir un calendrier en ligne en parfaite adéquation avec les nécessités et les priorités des membres de votre association. Pour ce faire, les prestataires qui proposent des calendriers partagés ne cessent de renouveler leurs offres, afin de répondre aux attentes les plus spécifiques.
Des outils gratuits ou premium pour tous les budgets
Pour les associations ayant un budget restreint, il n’est pas du tout question de vider la trésorerie pour la mise en place d’un calendrier partagé. Des solutions moins onéreuses vous sont offertes. Parmi celles-ci, l’agenda collaboratif gratuit existe pour permettre à votre association de l’utiliser en dépit du manque de budget pour un tel outil de communication.
Par contre, si votre budget le permet, les options premium payantes seront forcément meilleures que les solutions gratuites. Il s’agit entre autres des outils plus sophistiqués conçus exclusivement pour les entreprises multinationales ou les grandes associations à la recherche d’un degré de coordination plus élevé. Dans ce sens, l’agenda partagé permet une meilleure organisation entre toutes les équipes, et ce même si celles-ci se répartissent dans plusieurs endroits du monde. L’outil est ici d’une grande aide pour gérer l’ensemble des grands événements en vue avec une efficacité accrue.
En tout cas, le critère le plus important auquel vous devez prêter attention dans la sélection d’un calendrier partagé concerne la facilité d’accès pour l’ensemble de vos membres. En partant du principe que tout le monde n’est pas un AS de l’informatique, l’outil doit s’adapter aux besoins de chacun. Ceci étant, pour tout savoir sur les manières d’utiliser un agenda partagé gratuit ou premium au sein de votre organisation, il vous suffit de cliquer sur ce lien.
La facilité d’utilisation, un critère de choix primordial
Pour les grandes entreprises qui ont besoin d’être mieux visibles, le critère de choix se focalise sur l’agenda partagé gratuit qui permet d’atteindre au plus vite cet objectif. Ce qui n’est pas le cas des associations dont une adoption plus aisée au sein de la communauté est la priorité. Dans ce sens, optez pour un agenda partagé gratuit ou payant qui facilite l’échange entre chaque membre. À l’heure où l’application mobile est à son apogée, il est possible d’exiger cette option pour votre agenda.
La présence de cette application permet à la communauté de consulter les événements en vue depuis son smartphone, avec des notifications reçues en temps réel. Une application mobile facilite l’interaction et rend plus simple la réponse aux invitations, ainsi qu’aux échanges de messages via le tchat. Il s’agit alors du meilleur moyen d’assurer la participation de chaque membre. Autrement dit, choisissez un calendrier offrant une gestion simple et rigoureuse dans lequel chaque membre est acteur et libre de consulter ou modifier des événements.
Un agenda partagé facilitant l’organisation des événements
La vie d’une association est rythmée par des événements et des manifestations visant à véhiculer son principe et ses messages. Désormais, l’agenda collaboratif gratuit est parfaitement pensé avec le plus souvent une solution de billetterie en ligne. Une solution qui intègre cette fonctionnalité simplifiera votre vie dans un contexte où la gestion de réservation des places n’est pas une mince affaire.
Il est toujours possible de mobiliser plusieurs personnes pour réaliser cette tâche. Cependant, cela risque de devenir à coup sûr un véritable casse-tête. Raison pour laquelle des fonctionnalités supplémentaires seront les bienvenues pour assurer la gestion de votre communauté et pour simplifier l’organisation de l’événement. En effet, chaque membre est en mesure de consulter spontanément le programme ayant d’apporter leur aide et prendre leur part de responsabilité. De cette manière, vous éviterez de perdre du temps.
Cela va sans dire également que les membres de l’association ont déjà leur vie professionnelle et personnelle déjà bien remplie. Pour éviter de leur submerger d’emails et de Pense-bête divers, cette solution s’avère grandement intéressante. Grâce à un tel outil, ils ne se sentiront pas accablés. Bien au contraire, ils apprécieront les échanges avec les autres membres.
3 critères de choix : la simplicité, la simplicité et la simplicité
Lors du choix de l’agenda partagé gratuit pour votre association, prenez en compte l’ergonomie et la simplicité d’utilisation de l’outil. En effet, il y a certaines solutions gratuites, faciles d’accès, peu lisibles et très indigestes. En général, ce sont des outils de bureautique non adaptés à vos utilisations prévues. À l’inverse, les plateformes dédiées sont bien pensées pour communiquer avec des centaines de membres sans problème. Quoi qu’il en soit, de telles solutions sont partout sur le web et vous donnent un choix vaste. Toutefois, un choix implique une bonne comparaison. Pour cela, demandez d’abord l’avis de chacun de vos membres, car leurs attentes doivent être répondues.